Im Zuge meiner Projektarbeit im zweiten Semester habe ich mich intensiv mit dem Einfluss von Software auf den Webcontent konzentriert. Dabei ging es um die zentrale Fragestellung, nach welchen Kriterien sollte eine neue Software in einem Unternehmen angeschafft werden und wie wirkt sich diese auf den Webcontent der Firma aus.
Hintergrund der Projektarbeit
Als Trainee rotiert man durch das Unternehmen und lernt immer wieder in spannenden Projekte neue Aspekte des Konzerns kennen. Mein Traineeship hat mich in den Bereich des Recruitings gebracht, wo eine neue Lösung für ein digitales Bewerbermanagement gesucht wurde. Es gab somit mehrere Aufgabenstellungen zu bewältigen. Zum einen musste eine valide Möglichkeit entwickelt werden, wie man verschiedene Softwareprodukte am Markt analysiert und vergleichbar macht. Zum anderen muss die Firmenwebsite angepasst und verändert werden – je nachdem welche Software angekauft wird. Den Prozess von Anbieterauswahl bis hin zur Implementierung auf die Website habe ich mit meiner Projektarbeit begleitet und damit einige Key Learning aufbereiten können, die ich gerne für ähnliche Projektarbeiten oder Problemstellungen weitergeben möchte.
Valide Software-Evaluation
Die Kernfrage: Wie vergleicht man Software und wie findet man das beste Produkt für sich? Um diese Frage zu beantworten braucht es Kriterien, nach denen die Software analysiert wird. Um zu diesen Kriterien zu kommen, braucht es mehrere Unterhaltungen und Beobachtungen des Teams, für das die Software gedacht ist.
In meinem Fall habe ich mit Leitfadeninterviews mit dem Recruiting des Unternehmens Schmerzpunkte ermittelt, warum eine neue Software benötigt wird und welche Ansprüche es an ein neues Tool gibt. Für meine Arbeit war dies die einzig richtige Möglichkeit, da das Business Canvas Model zu starr in seiner Ermittlung war und durch strikte Aufgabentrennung innerhalb des Teams 3 verschiedene Modelllösungen bedeutet hätte.
Taxonomie entwickeln
Sind alle Kriterien ermittelt und zusammengefasst, wird eine Taxonomie benötigt. Das bedeutet ein System mit dem die Kriterien der einzelnen Softwareanbieter bewertet werden sollten. Für mein Projekt wurde dafür ein Punktesystem entwickelt, das wie folgt definiert war.
5 Punkte Das Kriterium erfüllt die gewünschten Funktionen in vollem Ausmaß und es müssen keine Abstriche in der Funktionalität gemacht werden
4 Punkte Das Kriterium erfüllt die gewünschten Funktionen in passendem Ausmaß, es müssen jedoch kleine Abstriche in der Funktionalität gemacht werden
3 Punkte Das Kriterium erfüllt die gewünschte Funktion, es müssen jedoch große Abstiche in der gewünschten Funktionalität gemacht werden
2 Punkte Das Kriterium erfüllt die gewünschte Funktion in geringem Ausmaß, es müssen erhebliche Abstriche gemacht werden
1 Punkt Das Kriterium entspricht keiner Anforderung bzw. kann die gestellten Fragen und Anforderungen nicht bzw. unzureichend beantworten
Anschließend wird jedes einzelne Kriterium der Software betrachtet und mit einer Punkteanzahl versehen. Wenn alle Kriterien mit Punkten bewertet wurde, ergibt sich daraus eine Gesamtpunktezahl. Damit wäre eine Bewertung von Software nach erster Analyse bereits möglich.
Um die Analyse nun auch valide zu machen, können mehrere Personen die Analysen vornehmen und sofern sich die Gesamtpunktezahl nicht wesentlich um 10% unterscheidet, scheint die Analyse wohl qualitativ hochwertig und valide zu sein.
Einfluss auf Content
Im Zuge der Analyse von Software hat sich bereits abgezeichnet, dass jede Software in erster Linie einen Einfluss auf Jobausschreibungen haben werden, als auch auf die Website des Konzerns selbst. Je nach Softwarelösung, die angeschafft wird, ist der Einfluss größer oder geringer. Der Einfluss auf Content Typen aber auch auf die Darstellung des Contents würde demnach mehr oder weniger Auswirkung auf die Implementation des neuen Tools haben.
Um auch die Bearbeitung des Contents und der Content Typen vornehmen zu können, wurde in der Projektarbeit auf ein methodisches Card Sorting zurückgegriffen und zudem wurden ganze Informationsarchitekturen gezeichnet, um den Einfluss der neuen Software auf den Content der Seite zu veranschaulichen. Dies ist zudem notwendig, um zu sehen welcher Content vorhanden ist und in der neuen Informationsarchitektur – wie wir es bei unserem Vortragenden Roger Sheen gelernt haben – zeichnen und verstehen zu können.
Fokus lag dabei vor allem, dass die neue Software zum einen perfekt in die bestehende Website eingepflegt werden kann und zum anderen, wie man bestehende Inhalte so an die Software anpassen kann, dass die Candidate Experience verbessert wird und es für einen Nutzer nicht ersichtlich ist, dass Software von einem Fremdanbieter eingebettet ist. Der Content musste demnach in seiner Länge, seiner Qualität in Ton und Sprache angepasst und auch optisch adaptiert werden.
Fazit
Das Conclusio der Projektarbeit war in jedem Fall, dass Content zuerst da war, aber ohne die richtige Software der Content niemals zugänglich wäre. Auch ein CMS wie Wordpress ist eine Software, die hilft den Content darzustellen und zu verbreiten. Das bedeutet aber auch, dass sich der Content der Software anpasst und nicht umgekehrt. Dementsprechend müssen neue Softwareanschaffung, über die folglich Inhalte verwaltet werden sollen (in meinem Fall Jobausschreibungen und hereinkommende Bewerbungen) besonders geprüft werden und auch der Prozess der Content Verwaltung muss dabei genau betrachtet und mitanalysiert werden. Deutliche K.O.-Kriterien kristallisieren sich sehr schnell in der Analyse heraus zB wenn ich meine Jobausschreibungen nicht selbstständig über die Software auf die Website bringen kann, oder das Aussehen sich nicht verändern lasst, dann ist die Software nicht geeignet für das Unternehmen. Im Grund müssen sich auch die Prozesse der Software anpassen, was manchmal sogar schwieriger ist, als den Content anzupassen.
Ich kann somit nach meiner Projektarbeit guten Gewissens empfehlen, dass eine anständige Software Evaluation viel Arbeit und Ärgernis bei einer anschließenden Bearbeitung der Informationsarchitektur spart und dass Visualisierungen zur Veränderung mit der Software im Content helfen, auch Projektmitglieder auf dieselbe Seite zu holen, um gemeinsam am Ziel zu arbeiten.
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